Das Wichtigste in Kürze
Seit dem 2. Februar 2025 gilt für Unternehmen eine Anforderung, die im Tagesgeschäft oft untergeht. Artikel 4 der Verordnung (EU) 2024/1689, bekannt als KI Verordnung oder EU AI Act, verlangt von Anbietern und Betreibern von KI Systemen Maßnahmen, damit ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI Kompetenz verfügt. Betroffen ist damit nicht nur, wer selbst KI entwickelt.
Dieser Beitrag ordnet ein, was hinter der Anforderung steht, welche Inhalte gemeint sein können und wie Sie die Umsetzung strukturiert angehen, ohne ein überdimensioniertes Programm aufzusetzen. Er richtet sich an Geschäftsführung, Personalabteilung und Compliance. Ein Hinweis vorab. Dieser Text ist keine Rechtsberatung. Für die Bewertung Ihres konkreten Falls ziehen Sie bitte fachkundige juristische Beratung hinzu.
In diesem Artikel
Was Artikel 4 verlangt
Wer in die Pflicht genommen wird
Was KI Kompetenz inhaltlich bedeutet
Warum die Anforderung risikobasiert ist
Welche Form die Schulung haben muss
Die Umsetzung praktisch angehen
Dokumentation, die standhält
Das Thema dauerhaft aktuell halten
Häufige Fehler bei der Umsetzung
Wie die PFH AKADEMIE unterstützt
Einordnung zum Schluss
Was der EU AI Act in Artikel 4 von Unternehmen verlangt
Artikel 4 des EU AI Act verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI Systemen, ihr Personal und beauftragte Dritte mit einem ausreichenden Maß an KI Kompetenz auszustatten. Was ausreichend ist, bestimmt der Einzelfall, gemessen an technischen Kenntnissen, Erfahrung, Ausbildung der Beteiligten und am Kontext, in dem die Systeme eingesetzt werden.
Drei Punkte sind für die Praxis entscheidend. Erstens gibt es keine feste Stundenzahl und kein vorgeschriebenes Schulungsformat. Zweitens ist die Form des Nachweises Ihnen überlassen. Drittens ist der Maßstab beweglich, weil er sich am tatsächlichen Einsatz orientiert. Wer KI nur am Rand nutzt, braucht weniger als eine Fachabteilung, die Entscheidungen mit KI Unterstützung vorbereitet.
Diese Offenheit wird häufig als Unsicherheit erlebt. Sie ist aber eine Chance, weil Sie den Aufwand dort bündeln können, wo er tatsächlich gebraucht wird, statt jede Person durch dasselbe Programm zu schicken.
Seit 2. Februar 2025
Ab diesem Tag gilt die Pflicht zu ausreichender KI Kompetenz aus Artikel 4 der KI Verordnung.
Form frei wählbar
Die Verordnung gibt kein Format vor. Sie können die Schulung auf Ihre Arbeitsplätze zuschneiden.
Risikobasiert
Das nötige Kompetenzniveau richtet sich nach dem tatsächlichen Einsatz im Unternehmen.
Wer in die Pflicht genommen wird
Die Verordnung unterscheidet Rollen. Anbieter entwickeln KI Systeme oder lassen sie entwickeln und bringen sie unter eigenem Namen oder eigener Marke auf den Markt. Betreiber setzen KI Systeme unter eigener Verantwortung ein. Die meisten Unternehmen in Deutschland sind zunächst Betreiber, weil sie zugekaufte Werkzeuge nutzen und nicht selbst entwickeln.
Diese Zuordnung ist nicht immer eindeutig. Wer ein zugekauftes System wesentlich verändert, es unter eigenem Namen anbietet oder für einen anderen Zweck einsetzt als vom Hersteller vorgesehen, kann in eine andere Rolle rutschen. Lassen Sie die Einordnung im Zweifel juristisch prüfen, bevor Sie Ihr Schulungskonzept darauf aufbauen.
Auch Externe gehören dazu
Wichtig ist außerdem der Blick über die eigene Belegschaft hinaus. Nach dem Wortlaut sind auch Personen erfasst, die im Auftrag des Unternehmens mit dem Betrieb und der Nutzung von KI Systemen befasst sind. In der Praxis führt das zu der Frage, wie Sie mit Zeitarbeitskräften, freien Mitarbeitenden und externen Dienstleistern umgehen. Klären Sie früh, ob deren Qualifizierung vertraglich geregelt ist oder ob Sie sie in Ihre eigenen Maßnahmen einbeziehen.
Was ausreichende KI Kompetenz inhaltlich bedeutet
Die Verordnung nennt keinen Lehrplan. Aus dem Zweck der Regelung lässt sich aber ableiten, worum es geht. Die Menschen, die mit KI arbeiten, sollen verstehen, was sie tun, die Ergebnisse einordnen können und wissen, wo die Grenzen liegen. Für die Praxis lässt sich das in drei Ebenen sortieren.
Grundverständnis der eingesetzten Technik
Dazu gehört ein realistisches Bild davon, wie ein KI System zu seinen Ausgaben kommt, warum Ergebnisse schwanken und warum sie überzeugend klingen können, ohne zutreffend zu sein. Es geht nicht um Mathematik, sondern um Vorstellungskraft. Wer weiß, dass ein Sprachmodell Wahrscheinlichkeiten für Textfortsetzungen berechnet und keine geprüfte Datenbank abfragt, stellt andere Fragen und kontrolliert anders nach.
Chancen und Grenzen im eigenen Anwendungsfall
Der zweite Baustein ist konkret. Welche Aufgaben im eigenen Bereich eignen sich und welche nicht. Wo entstehen Verzerrungen, wo drohen falsche Zuordnungen und welche Ergebnisse dürfen ohne menschliche Prüfung nie in eine Entscheidung einfließen. Diese Ebene lässt sich nicht allgemein schulen. Sie braucht Fälle aus dem eigenen Haus.
Umgang mit Daten, Ergebnissen und Verantwortung
Die dritte Ebene betrifft Regeln. Welche Daten dürfen in welches Werkzeug, was gilt für personenbezogene Daten und für Geschäftsgeheimnisse, wie werden Ergebnisse gekennzeichnet und dokumentiert und wer entscheidet am Ende. Hier verzahnt sich KI Kompetenz mit Datenschutz, Geheimnisschutz und arbeitsrechtlichen Fragen. Unternehmen, die diese Themen ohnehin fortbilden, finden bei den Weiterbildungen mit rechtlichem Schwerpunkt passende Anknüpfungspunkte.
Warum die Anforderung risikobasiert ausgestaltet ist
Die KI Verordnung folgt insgesamt einem risikobasierten Ansatz, und Artikel 4 passt in diese Logik. Je größer die möglichen Auswirkungen auf Menschen sind, desto höher liegt die Erwartung an Wissen und Urteilsvermögen der Beteiligten. Eine Textassistenz, die interne Protokolle zusammenfasst, verlangt einen anderen Kenntnisstand als ein System, das Bewerbungen vorsortiert oder Auffälligkeiten in Kundendaten markiert.
Für Ihre Planung heißt das, dass Sie nicht alle Beschäftigten gleich schulen müssen und auch nicht sollten. Ein einheitliches Pflichtvideo für die gesamte Belegschaft erfüllt den Gedanken der Regelung nur an der Oberfläche. Tragfähiger ist eine gemeinsame Grundlage für alle, die mit KI in Berührung kommen, und darauf aufbauend vertiefte Angebote für die Rollen mit größerer Wirkung.
Einstufung und Schulungsplanung trennen
Die Einstufung eines konkreten Systems nach den Kategorien der Verordnung ist eine eigene juristische Frage, die von der Schulungsplanung getrennt beantwortet werden sollte. Für den Zuschnitt der Qualifizierung reicht zunächst eine nachvollziehbare interne Einschätzung, wie stark ein Einsatz auf Menschen wirkt.
Welche Form die Schulung haben muss
Die Verordnung schreibt kein bestimmtes Schulungsformat vor. Sie nennt weder eine Stundenzahl noch eine Prüfung noch eine feste Form des Nachweises. Ein einzelnes Erklärvideo für alle Beschäftigten reicht in der Regel trotzdem nicht, weil es nicht auf die tatsächlichen Aufgaben der jeweiligen Rolle eingeht. Dieser Spielraum ist eine Erleichterung, weil Sie die Maßnahme auf Ihre Arbeitsplätze zuschneiden können.
Nachweisen zu können, dass Sie Ihre Pflicht erfüllt haben, liegt allerdings in Ihrem eigenen Interesse. Fragt eine Aufsichtsbehörde, ein Auftraggeber oder im Streitfall ein Gericht nach, hilft eine mündliche Zusicherung wenig. Ein Teilnahmezertifikat, das die Inhalte der Schulung ausweist, ist deshalb das einfachste Mittel, um Zeitpunkt, Umfang und Teilnehmerkreis zu belegen. Es erleichtert außerdem die interne Nachverfolgung, etwa wenn neue Mitarbeitende dazukommen oder eine Auffrischung ansteht.
Entscheidend bleibt, dass die Inhalte zu den tatsächlichen Aufgaben passen. Ein Nachweis wirkt dann am stärksten, wenn er eine Schulung belegt, die auf den konkreten Einsatz der Systeme in Ihrem Haus zugeschnitten war.
So gehen Sie die Umsetzung praktisch an
Die folgenden Schritte haben sich als pragmatische Reihenfolge bewährt. Kleinere Unternehmen durchlaufen sie in wenigen Wochen, größere Organisationen brechen sie auf einzelne Bereiche herunter.
Den KI Einsatz im Haus sichtbar machen
Ohne Überblick gibt es keine sinnvolle Schulung. Erfassen Sie, welche KI Systeme im Unternehmen tatsächlich genutzt werden. Dazu zählen nicht nur eingekaufte Speziallösungen, sondern auch Funktionen, die in vorhandener Software mitgeliefert werden, und Werkzeuge, die einzelne Teams auf eigene Faust einsetzen. Fragen Sie in den Fachbereichen nach, statt sich allein auf die Softwareliste der IT zu verlassen.
Rollen bilden und den Bedarf je Rolle bestimmen
Statt einzelner Personen betrachten Sie Rollen. Eine grobe Einteilung genügt am Anfang.
- Beschäftigte, die KI gelegentlich für Texte, Recherche oder Zusammenfassungen nutzen
- Fachbereiche, die KI Ergebnisse in Entscheidungen einfließen lassen
- Personen mit technischer Verantwortung für Auswahl, Konfiguration und Betrieb
- Führungskräfte, die über den Einsatz entscheiden und die Verantwortung tragen
- Funktionen mit Kontrollaufgaben wie Datenschutz, Compliance und Revision
Für jede Rolle klären Sie drei Fragen. Was muss diese Rolle verstehen, um verantwortlich zu handeln. Was bringt sie bereits mit. Was fehlt konkret.
Lernwege festlegen und Regeln klären
Für Grundlagen eignen sich kurze Einheiten, die viele Personen erreichen. Für Rollen mit größerer Wirkung sind begleitete Seminare mit eigenen Fallbeispielen meist wirksamer. Legen Sie außerdem fest, welche Werkzeuge freigegeben sind, welche Daten hineindürfen und an wen sich Beschäftigte bei Unsicherheit wenden. Eine knappe verbindliche Richtlinie von zwei Seiten wirkt mehr als ein Handbuch, das niemand liest. Einen Überblick über passende Formate finden Sie auf der Themenseite zu Digitalisierung und KI Schulungen.
Dokumentation, die einer Nachfrage standhält
Für Artikel 4 des EU AI Act ist kein bestimmtes Dokument vorgeschrieben. Nachweisen zu können, dass Sie Ihre Pflicht erfüllt haben, liegt trotzdem in Ihrem eigenen Interesse, besonders wenn eine Aufsichtsbehörde oder ein Auftraggeber nachfragt. Eine schlanke Ablage aus wenigen Dokumenten genügt in aller Regel.
- Übersicht der eingesetzten KI Systeme mit Zweck und betroffenen Bereichen
- Rollenmodell mit dem jeweils festgelegten Kompetenzbedarf
- Welche Maßnahme wann für welche Gruppe stattgefunden hat, mit Inhalten und Teilnehmenden
- Die gültige interne Richtlinie samt Versionsstand und Datum
- Ein Termin für die nächste Überprüfung und die dafür zuständige Person
Wie Aufsicht und Durchsetzung in Deutschland im Einzelnen organisiert sind, entwickelt sich weiter. Prüfen Sie den aktuellen Stand, bevor Sie interne Annahmen dazu treffen, und klären Sie offene Punkte mit Ihrer Rechtsberatung. Angaben zu möglichen Sanktionen finden Sie in diesem Beitrag bewusst nicht, weil sie vom Einzelfall und vom jeweiligen Stand der Umsetzung abhängen.
Wie Sie das Thema dauerhaft aktuell halten
KI Kompetenz ist kein Zustand, den man einmal erreicht und dann abhakt. Werkzeuge ändern sich in kurzen Abständen, Funktionen kommen hinzu, und mit ihnen ändern sich die Risiken. Ein jährlicher Blick auf Systemübersicht und Rollenmodell reicht in vielen Häusern aus, solange Sie zusätzlich anlassbezogen nachsteuern.
Anlässe sind etwa die Einführung eines neuen Systems, ein deutlich erweiterter Funktionsumfang, ein Vorfall im eigenen Haus, ein neuer Einsatzbereich mit stärkerer Wirkung auf Menschen und Änderungen im rechtlichen Rahmen. Sammeln Sie außerdem Rückmeldungen aus der Praxis. Die Fragen, die in den Fachbereichen tatsächlich auftauchen, sind der beste Lehrplan für die nächste Runde.
Häufige Fehler bei der Umsetzung
Einige Muster wiederholen sich immer wieder, wenn Unternehmen das Thema KI Schulungspflicht schnell abhaken wollen, statt es ernsthaft umzusetzen. Die häufigsten Fehler reichen von einem einheitlichen Pflichtvideo ohne Bezug zur Praxis bis zu fehlender Dokumentation, die sich später nicht mehr nachweisen lässt.
- Ein einheitliches Video für alle, ohne Bezug zu den tatsächlichen Aufgaben
- Nur die IT schulen, obwohl die Anwendung in den Fachbereichen stattfindet
- Schulen ohne verbindliche Regeln, sodass am Ende jede Abteilung eine eigene Praxis entwickelt
- Kompetenz mit Bedienung verwechseln, also Klickwege zeigen statt Urteilsfähigkeit aufbauen
- Externe Kräfte und Dienstleister übersehen, die im Auftrag mit den Systemen arbeiten
- Nichts festhalten, sodass später niemand den Umfang der Maßnahmen belegen kann
Akzeptanz entsteht durch Beteiligung
Ein weiterer Punkt wird oft unterschätzt. Wo Beschäftigte um ihren Arbeitsplatz fürchten, entsteht Widerstand, der sich durch fachliche Inhalte allein nicht auflösen lässt. Wer den Einsatz von KI offen begleitet, Fragen zulässt und Beteiligung ermöglicht, erreicht mehr als jede Pflichtunterweisung.
Wie die PFH AKADEMIE unterstützt
Die PFH AKADEMIE ist der Weiterbildungsbereich der PFH Private Hochschule Göttingen und bietet zum Thema KI im Unternehmen zwei Wege. Inhouse-Schulungen finden für ein Team statt und werden auf Ihre Systeme und Rollen zugeschnitten. Die offenen Seminare KI-Führerschein für Führungskräfte und KI-Führerschein für Jedermann eignen sich für einzelne Personen und schließen mit einem Teilnahmezertifikat ab.
Welche Formate aktuell angeboten werden, sehen Sie in der Übersicht zu KI Schulungen für Unternehmen sowie im gesamten Weiterbildungskatalog. Wenn Sie unsicher sind, welcher Zuschnitt zu Ihrer Ausgangslage passt, führt ein kurzes Gespräch über Ihren Bestand an KI Systemen meist schneller zu einer belastbaren Einschätzung als ein langer Auswahlprozess.
Einordnung zum Schluss
Artikel 4 des EU AI Act verlangt im Kern etwas, das ohnehin im Interesse jedes Unternehmens liegt. Wer KI einsetzt und nicht versteht, was das System tut, trifft Entscheidungen auf unsicherer Grundlage. Die Anforderung zwingt dazu, den eigenen Einsatz zu sortieren, Verantwortlichkeiten zu klären und Beschäftigte in die Lage zu versetzen, Ergebnisse zu bewerten statt sie zu übernehmen.
Beginnen Sie mit der Bestandsaufnahme, bilden Sie Rollen, legen Sie den Bedarf fest und halten Sie fest, was Sie tun. Damit haben Sie den größten Teil des Weges hinter sich. Und noch einmal in aller Deutlichkeit. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Die verbindliche Bewertung Ihres Einzelfalls gehört in fachkundige juristische Hände.
Zuletzt aktualisiert am 13. August 2026.
Häufige Fragen
Antworten auf die Fragen, die Unternehmen zur KI Schulungspflicht stellen
Artikel 4 der KI Verordnung knüpft nicht an eine Mitarbeiterzahl an, sondern an die Rolle als Anbieter oder Betreiber von KI Systemen. Auch ein kleiner Betrieb, der KI Werkzeuge im Alltag nutzt, ist damit angesprochen. Umfang und Tiefe der Maßnahmen dürfen aber zur Größe und zum Risiko passen.
Nein. Die Anforderung richtet sich an die Personen, die mit den Systemen arbeiten, und das sind in den meisten Unternehmen die Fachbereiche. Die IT braucht eigenes technisches Wissen, ersetzt aber nicht die Urteilsfähigkeit derjenigen, die mit den Ergebnissen weiterarbeiten.
Die Verordnung verlangt kein bestimmtes Zertifikat und keine Prüfung, die Form ist Ihnen überlassen. Ein Teilnahmezertifikat, das die Inhalte ausweist, ist trotzdem das einfachste Mittel, die Maßnahme zu belegen. Die offenen Seminare KI-Führerschein für Führungskräfte und KI-Führerschein für Jedermann der PFH AKADEMIE schließen mit einem solchen Zertifikat ab, für Teams eignet sich die Inhouse-Schulung.
Eine Frequenz ist nicht vorgeschrieben. In der Praxis bewährt sich eine Grundlage für alle betroffenen Rollen, eine Einweisung bei neuen Systemen oder größeren Änderungen und eine regelmäßige Überprüfung, ob das Rollenmodell noch stimmt. Neue Beschäftigte sollten die Grundlagen im Rahmen ihres Einstiegs erhalten.
Wer keinerlei Berührung mit KI Systemen hat, steht nicht im Mittelpunkt der Anforderung. In der Praxis ist die Abgrenzung schwierig, weil KI Funktionen zunehmend in gewöhnlicher Software stecken. Ein knapper Überblick über die geltenden Regeln ist deshalb auch für diese Gruppe sinnvoll.
Dazu enthält dieser Beitrag bewusst keine Angaben. Die Durchsetzung der KI Verordnung und die nationalen Zuständigkeiten entwickeln sich weiter, und pauschale Aussagen wären unseriös. Klären Sie die Frage mit fachkundiger juristischer Beratung und prüfen Sie den aktuellen Stand.
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